Es ist seit Langem bekannt, dass die richtige Arbeitsorganisation die Zeit, die Sie für die Suche nach Dateien aufwenden müssen, erheblich einsparen kann. Außerdem kann der Computer nicht mehr benötigte Daten loswerden. Jeder von uns musste sich wahrscheinlich mit einer solchen Situation auseinandersetzen, in der es keine Möglichkeit gibt, etwas Wichtiges auf dem Computer zu finden. Aber wie organisiert man Dateien auf dem Computer richtig?
Dokumente
Erstellen Sie zwei Ordner, um Ihre persönlichen und geschäftlichen Dokumente getrennt aufzubewahren. Vergessen Sie auch nicht, Dokumente zu filtern. Sie können auch die Größe von Dateien komprimieren, wenn sie viel Speicher beanspruchen, z. B. PDF-Datei verkleinern und andere Dokumente umwandeln.
1. Persönliche Dokumente
Teilen Sie sie nach den Bereichen Ihres persönlichen Lebens ein. Zum Beispiel Finanzen, Gesundheit, Bildung, Erholung usw.
2. Geschäftsdokumente
Die Organisation von Geschäftsdokumenten hängt stark von Ihrem Beruf, Ihrem Unternehmen und Ihrer Arbeitsstelle ab. Um Ihre Unternehmenskataloge zu organisieren, nehmen Sie ein Blatt Papier und skizzieren Sie die Unternehmen im Detail, basierend auf Ihren täglichen Aktivitäten. Gruppieren Sie dann verwandte Aktivitäten in logische Gruppen.
Laden Sie keine Dateien auf den Desktop herunter
Auf der „Vorderseite “sollten sich nur Arbeitsverknüpfungen befinden. In sehr seltenen Fällen können Sie eine Textdatei hinterlassen, wenn Sie die regelmäßig verwenden.
Desktop
Wie bereits erwähnt wurde, ist dies kein Ort für zufällige Dateien und alles andere. Speichern Sie hier nur Verknüpfungen zu Programmen, die Sie regelmäßig benutzen.
Startmenü
Wenn Sie einen Mac verwenden, installieren Sie die Anwendungen, die Sie täglich verwenden, in Doc.
Wenn Sie Windows bevorzugen, erstellen Sie Ordner nach Kategorie (Büro, System usw.) oder verwenden Sie die Suchfunktion im Menü – es ist ziemlich gut.
Benutzerordner
- Anwendungen – diese sollte leer sein, wenn Sie benutzerdefinierte Anwendungen haben;
- Dokumente: Hier werden Ihre Dokumente standardmäßig abgelegt;
- Downloads: Hier speichert der Browser Dateien. Sie können eine kleine Ordnerstruktur erstellen, um zwischen verschiedenen Dateitypen zu unterscheiden, z. B. Anwendungen für Anwendungspakete, Systeme zum Speichern von Windows-Treibern;
- Musik: iTunes und Garageband können einige Dateien erstellen.
- Fotos: iPhoto speichert das Standardfoto hier.
- Allgemein: Benutzen Sie diesen Ordner, um Dateien mit anderen Benutzern zu teilen.
Minimieren Sie die Anzahl der Ordner. Die meisten Dateien und Dokumente können irgendwo in die Hierarchie passen, wenn Sie diese von Anfang an gut strukturiert haben.
Erstellen Sie ein Archiv
Erstellen Sie einen Ordner „Archiv“ und übertragen Sie darin alle Dateien ab, die Sie nicht mehr benötigen. Dadurch können Sie die Dokumente, mit denen Sie gerade arbeiten, schneller finden und bei Bedarf Informationen aus alten Dateien extrahieren.
Dropbox
Verwenden Sie Dropbox. Es ist ein absolut großartiges Tool zur Dokumentensicherung, das sich hervorragend zum Teilen mit den anderen eignet.
Dateien und Ordner mit Bedacht benennen
Ein weiterer guter Rat: Legen Sie niemals Dateien mit sinnlosen Namen wie „Dokument1.doc“ oder Verzeichnissen wie „Neuer Ordner (2)“ an. Nehmen Sie sich ein Dutzend Sekunden Zeit und finden Sie einen Namen, der genau beschreibt, was sich in der Datei oder im Ordner befindet. Fügen Sie aber nicht den gesamten Inhalt vollständig in die Kopfzeile ein.
