Unternehmenskäufe, -fusionen und -kooperationen erforderten vor der Digitalisierung einen enormen bürokratischen Aufwand. Heute nutzen Unternehmen virtuelle Datenräume zum Dokumentenmanagement. Für die Due Diligence erhalten Externe Einblicke in geheime Daten.
Was versteht man unter Due Diligence und virtuellen Datenräumen? Worauf kommt es bei der Wahl des virtuellen Datenraums an und wie funktioniert die Due Diligence in virtuellen Räumen?
Was versteht man unter Due Diligence?
Due Diligence bedeutet angemessene Sorgfalt und stellt eine Risikoüberprüfung vor einer Übernahme oder eines Verkaufs eines Unternehmens dar. So muss sich das zum Verkauf stehende Unternehmen umfangreichen wirtschaftlichen, finanziellen, steuerlichen und rechtlichen Prüfungen unterziehen und in diesem Zuge alle sensiblen Daten offenlegen. Ferner erfolgt eine Untersuchung auf Korruption.
Die Durchsicht der Dokumente erfolgt beim Verkauf von Immobilien ebenfalls in virtuellen Datenräumen für Due-Diligence-Prüfungen.
Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum wird auch als VDR (Virtual Data Room) bezeichnet und ermöglicht die digitale Verwaltung und Archivierung von sensiblen Daten über den Webbrowser oder eine VDR-Anwendung. Im Vergleich zu physischen Archiven erhalten ausschließlich berechtigte Personen Zugriff auf Dateien, die individuell freigeben werden. Eine Aktivitätsverfolgung macht das gemeinsame Arbeiten transparent.
Die Digitalisierung der Daten an einem zentralen, virtuellen Ort vereinfacht die Due-Diligence-Prüfungen: Während vor der Digitalisierung von Unternehmensdokumenten Anwaltskanzleien mit der zeitintensiven und langwierigen Sichtung aller Papierdokumente beauftragt wurden, befinden sich die sensiblen Daten heute in virtuellen Datenräumen geordnet an einem zentralen Ort und sind orts- und zeitunabhängig verfügbar. Der bürokratische Aufwand wird somit deutlich minimiert.
Worauf kommt es bei der Wahl des Datenraums für Due Diligence an?
Ein virtueller Datenraum dient als Archiv für alle sensiblen Dokumente. Die Beteiligten erhalten für die Due Diligence Zugangsberechtigungen auf verschiedene Dokumente und können diese je nach Berechtigungsstatus einsehen oder editieren. Ohne diese Zugriffsberechtigungen kann eine Due Diligence nicht durchgeführt werden. Doch worauf kommt es bei der Wahl eines virtuellen Raums nun an?
Sicherheit
Virtuelle Datenräume müssen sicher sein. So muss ein zuverlässiger Anbieter gewählt werden, der Datenschutzskandale verhindert und die Revisionssicherheit gewährleistet. Nur unter diesen Umständen ist es möglich, die Inhalte geheim zu halten und geheime Gebote an den Verkäufer weiterzuleiten.
Da aus verschiedenen Netzwerken zugegriffen wird, muss der sichere Zugang für alle Beteiligten gewährleistet sein. Dafür sorgt ein mehrstufiger Authentifizierungsprozess und eine hochsichere VDR-Verschlüsselung.
Überdies werden die Zugänge zeitlich begrenzt. Beteiligte haben somit nach Abschluss des Prozesses keinerlei Zugriffsrechte mehr.
Schneller Zugriff
Ein schneller und effizienter Zugriff auf die Dokumente muss sichergestellt werden, sodass alle Beteiligten auf dem neuesten Stand sind. Der Zugriff muss orts- und zeitunabhängig erfolgen können. Die Bedienung ist intuitiv und ein Download einer Anwendung sollte nicht notwendig sein.
Benutzer und Rechte
Weiterhin müssen Benutzer und Rechte bestimmt werden können. Aktivitätsprotokolle schützen zudem archivierte Daten, die bearbeitet werden können. Unternehmen können so nachvollziehen, wer wann welches Dokument bearbeitet oder gelöscht hat.
Wie funktioniert Due Diligence in virtuellen Datenräumen?
Vor dem Kauf einer Immobilie oder der Übernahme eines Unternehmens müssen Risikofaktoren ausgeschlossen werden. So werden die Geschäftspartner und Subunternehmen auf Korruption oder Geldwäscherei überprüft, um rechtliche und finanzielle Konsequenzen wie Haft- und Geldstrafen ausschließen zu können.
Zudem wird das Image des Unternehmens beleuchtet, um Reputationsschäden aufzudecken und nicht nur gesetzliche Konsequenzen zu vermeiden, sondern auch ethische Standards einzuhalten.
Außerdem muss abgewogen werden, ob ein Unternehmen, das erworben oder übernommen werden soll, qualitativ hochwertige Leistungen anbietet und sich somit überhaupt für das Vorhaben eignet. Eine Stärken- und Schwächenanalyse gibt Einblicke in Unternehmensstrukturen, Handlungsweisen und Kompetenzen. Mögliche Risiken können so bereits im Vorfeld erkannt werden, sodass entsprechend gehandelt werden kann.
Fazit
Im Zuge einer Unternehmensübernahme, eines Kaufs oder einer Kooperation nutzen Unternehmen virtuelle Datenräume zur Speicherung und Bearbeitung sensibler Dokumente im Zuge der Due-Diligence-Prüfungen. In diesem Zusammenhang werden wirtschaftlichen, finanziellen, steuerlichen und rechtlichen Prüfungen vollzogen, um Risiken zu minimieren.
Bei der Wahl des virtuellen Datenraums für die Due Diligence hat die Datensicherheit absolute Priorität. Neben einem schnellen und effizienten Zugriff müssen zudem die Zugangsberechtigungen sowie die Rechte einzelner Beteiligter individuell vergeben werden können. Auf Basis der geheimen Dokumente in dem VDR wird eine Stärken-Schwächen-Analyse durchgeführt.
